Strengere Steuerregeln für Geschäftsessen: Was Unternehmen ab November 2025 beachten müssen
Lina Huber
Strengere Steuerregeln für Geschäftsessen: Was Unternehmen ab November 2025 beachten müssen
Neue Steuerregeln für Geschäftsessen traten im November 2025 in Kraft. Die Änderungen verlangen strengere Aufzeichnungspflichten und elektronische Rechnungsstellung für abzugsfähige Betriebsausgaben. Über 85 Prozent der deutschen Unternehmen halten sich bereits daran, wobei viele von Papierbelegen auf digitale Systeme umgestiegen sind.
Der aktualisierte BMF-Erlass, der unmittelbar nach der Änderung am 19. November 2025 in Kraft trat, schreibt vor, dass nur maschinell erstellte, fälschungssichere Belege, die über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) abgesichert sind, für den Steuerabzug anerkannt werden. Dies gilt, wenn Gastronomiebetriebe elektronische Aufzeichnungssysteme mit Kassensystemfunktion nutzen. Fällt die TSE aus, bleiben Abzüge möglich – der Beleg muss den Defekt jedoch deutlich ausweisen.
Bei Rechnungen bis 250 Euro müssen der vollständige Name und die Adresse des Dienstleisters, das Rechnungsdatum, Art und Menge der Waren oder Leistungen, das Leistungsdatum sowie der Preis aufgeführt sein. Höhere Rechnungen über 250 Euro erfordern zusätzliche Angaben: die Steuernummer des Gastgebers, eine fortlaufende, eindeutige Rechnungsnummer sowie den Namen des Steuerpflichtigen, der die Ausgaben trägt.
Steuerzahler können davon ausgehen, dass ein Beleg den Anforderungen entspricht, wenn er eine Transaktionsnummer, die Seriennummer des elektronischen Systems oder die Nummer des Sicherheitsmoduls enthält. Bei Restaurantbesuchen genügt ein selbst erstellter Vermerk mit Angabe des Anlasses, der Teilnehmer und dem beigefügten Beleg. Allerdings bleiben nur 70 Prozent der bewirtungsbedingten Geschäftskosten steuerlich absetzbar. Der geschäftliche Zweck muss stets schriftlich dokumentiert werden, inklusive Ort, Datum, Teilnehmer und Anlass.
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Laut DIHK-Umfragen hat die Umstellung auf elektronische Rechnungen den Papierbelegverbrauch um 70 Prozent reduziert. Strengere Kontrollen durch die Finanzämter und Updates der ERP-Systeme beschleunigten die Einführung. Unternehmen müssen nun lückenlose Unterlagen vorlegen, um Abzüge geltend zu machen – bei Nichteinhaltung droht die Aberkennung der Betriebsausgaben.
